Informasi

Transformasi digital tidak lagi hanya menjadi kebutuhan di dunia industri dan pemerintahan, tetapi juga mulai menjadi bagian penting dalam pengelolaan administrasi sekolah. Hal inilah yang mendorong mahasiswa Universitas Negeri Gorontalo menghadirkan solusi digital melalui kegiatan pengabdian kepada masyarakat di SMK Negeri 4 Gorontalo.

Melalui program sosialisasi dan pelatihan Sistem Informasi Manajemen Persuratan (SIMPERS), mahasiswa bersama dosen pendamping dari bidang Teknik Informatika dan Sistem Informasi memperkenalkan sistem administrasi persuratan berbasis digital yang dikembangkan menggunakan pendekatan Information Technology Infrastructure Library (ITINL).

Kegiatan pengabdian ini dilaksanakan pada Rabu, 22 April 2026, dan diikuti oleh Kepala Sekolah SMK Negeri 4 Gorontalo, staf tata usaha, dewan guru, serta pihak sekolah yang terlibat langsung dalam pengelolaan administrasi persuratan.

Program ini hadir sebagai jawaban atas kebutuhan sekolah terhadap sistem administrasi yang lebih modern dan terintegrasi. Berdasarkan hasil observasi awal, proses pengelolaan surat di lingkungan sekolah masih dilakukan secara manual, mulai dari pencatatan surat masuk dan keluar hingga pengarsipan dokumen administrasi. Kondisi tersebut dinilai memiliki sejumlah kendala, seperti lambatnya proses administrasi, potensi kehilangan data, hingga kesulitan dalam monitoring dokumen persuratan.

Melalui SIMPERS, tim pengabdian menghadirkan sistem digital yang mampu mendukung pengelolaan surat masuk, surat keluar, disposisi digital, pengarsipan elektronik, serta monitoring administrasi secara terintegrasi dalam satu platform berbasis web. Sistem ini dirancang untuk meningkatkan efektivitas, efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas layanan administrasi sekolah melalui pemanfaatan teknologi informasi.

Kegiatan diawali dengan sesi sosialisasi mengenai pentingnya transformasi digital dalam layanan administrasi pendidikan. Selanjutnya, peserta diberikan demonstrasi penggunaan sistem, praktik langsung pengoperasian aplikasi, hingga pendampingan penggunaan fitur-fitur utama SIMPERS dalam pengelolaan administrasi sekolah sehari-hari.

Antusiasme peserta terlihat selama pelaksanaan kegiatan berlangsung. Pihak sekolah menilai implementasi sistem administrasi berbasis digital ini dapat membantu mempercepat proses layanan persuratan sekaligus mempermudah pengelolaan dokumen secara lebih tertata dan terdokumentasi.

Melalui kegiatan ini, mahasiswa Sistem Informasi Universitas Negeri Gorontalo kembali menunjukkan kesiapan mereka dalam mengimplementasikan keilmuan secara langsung di tengah masyarakat. Tidak hanya dibekali kemampuan teknis dalam pengembangan sistem, mahasiswa juga dilatih memahami kebutuhan stakeholder dan menghadirkan solusi digital yang relevan terhadap tantangan nyata di lapangan.

Kegiatan pengabdian ini sekaligus menjadi bukti bagaimana Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknik UNG terus mendorong mahasiswa untuk aktif menghadirkan inovasi berbasis teknologi yang mampu memberikan dampak nyata bagi masyarakat dan dunia pendidikan.