Informasi

Di banyak kantor desa, pengelolaan data kependudukan masih berjalan mengikuti pola lama. Data dicatat, dipindahkan, dan disimpan dalam beberapa berkas terpisah. Kondisi inilah yang ditemukan mahasiswa Universitas Negeri Gorontalo saat melakukan pengabdian di Desa Sukma, Kecamatan Botupingge, Kabupaten Bone Bolango. Pencatatan mutasi penduduk seperti kelahiran, kematian, kepindahan, dan kedatangan masih dilakukan menggunakan empat file Excel yang berbeda, sehingga berpotensi menimbulkan ketidaksinkronan data dan kesalahan pencatatan.

Berangkat dari temuan tersebut, mahasiswa tidak datang hanya untuk menyampaikan sosialisasi, tetapi terlebih dahulu melakukan observasi dan wawancara guna memahami alur kerja administrasi yang berjalan. Proses ini menjadi bagian penting dalam pembelajaran mahasiswa Program Studi Sistem Informasi, di mana mereka dilatih untuk melihat persoalan bukan dari sisi teknologi semata, melainkan dari kebutuhan pengguna dan konteks kerja organisasi. Hasil analisis lapangan kemudian diterjemahkan ke dalam rancangan solusi berupa Sistem Manajemen Kependudukan Desa Sukma atau SUKMA berbasis web.

Sistem SUKMA dirancang untuk membantu pemerintah desa mengelola data penduduk secara terpusat dan lebih tertib. Operator desa sebagai admin dapat melakukan manajemen data penduduk dan mutasi hanya melalui satu sistem. Proses input data mutasi cukup dilakukan satu kali, kemudian sistem secara otomatis mengintegrasikan seluruh informasi yang dibutuhkan serta menghasilkan laporan data penduduk dan laporan mutasi untuk keperluan administrasi desa. Dengan alur kerja yang lebih sederhana, risiko kesalahan data dapat ditekan dan efisiensi kerja meningkat.

Tidak hanya mendukung administrasi internal, mahasiswa juga melengkapi sistem ini dengan Website Profil Desa sebagai media informasi publik. Melalui website tersebut, masyarakat dapat mengakses informasi mengenai profil desa, struktur perangkat desa, serta galeri kegiatan tanpa perlu melakukan login. Fitur ini mencerminkan pemahaman mahasiswa bahwa transformasi digital desa juga menyangkut keterbukaan informasi dan peningkatan kualitas layanan kepada masyarakat.

Rangkaian kegiatan pengabdian meliputi pengumpulan data, pengembangan sistem, sosialisasi, serta pelatihan penggunaan aplikasi kepada perangkat desa sebagai pengguna utama. Dalam sesi pelatihan, mahasiswa berperan langsung mendampingi perangkat desa hingga mampu mengoperasikan aplikasi secara mandiri. Hasil evaluasi menunjukkan bahwa sistem dapat digunakan dengan baik dan memberikan dampak nyata terhadap peningkatan efisiensi kerja serta akurasi data kependudukan di Desa Sukma.

Melalui kegiatan ini, Program Studi Sistem Informasi UNG kembali menegaskan pendekatan pembelajarannya yang kontekstual dan aplikatif. Mahasiswa tidak hanya dibekali kemampuan teknis membangun sistem, tetapi juga pengalaman berinteraksi dengan stakeholder, memahami proses kerja institusi, serta menghadirkan solusi digital yang benar-benar digunakan. Inilah nilai lebih Prodi Sistem Informasi, menyiapkan mahasiswa sejak dini untuk terjun ke lapangan dan menjawab kebutuhan nyata masyarakat melalui teknologi yang tepat guna.