Informasi

Gorontalo – Mahasiswa Program Studi Sistem Informasi, Jurusan Informatika, Fakultas Teknik Universitas Negeri Gorontalo merancang pemodelan dan desain sistem pengarsipan surat serta disposisi berbasis web untuk STIKES Bakti Nusantara atau Baktara Gorontalo. Rancangan ini disusun sebagai tugas akhir mata kuliah Analisis dan Desain Berorientasi Objek (ADBO) dengan fokus pada digitalisasi tata kelola administrasi persuratan di lingkungan institusi pendidikan.

Tim mahasiswa yang terdiri atas Siti Fadhila Noholo, Alisya, dan Eka Maulina Bakari mengangkat persoalan pengelolaan surat yang selama ini masih memiliki sejumlah keterbatasan. Sistem Informasi Kearsipan atau SIPERSI yang digunakan sebelumnya telah berfungsi sebagai tempat penyimpanan dokumen dasar, namun belum sepenuhnya mendukung alur disposisi surat secara digital.

Proses disposisi atau pendelegasian instruksi dari pimpinan kepada unit kerja terkait masih dilakukan secara semi-manual, baik melalui lembaran fisik maupun komunikasi WhatsApp. Kondisi tersebut membuat alur tindak lanjut surat tidak selalu mudah dipantau secara langsung, berpotensi menimbulkan keterlambatan koordinasi, serta menyulitkan penelusuran kembali riwayat instruksi apabila dibutuhkan.

Berdasarkan permasalahan tersebut, mahasiswa menyusun rancangan sistem yang lebih terstruktur untuk mendukung pengarsipan surat masuk, surat keluar, dan disposisi surat dalam satu platform berbasis web. Melalui rancangan ini, dokumen persuratan tidak hanya disimpan sebagai arsip, tetapi juga dapat ditelusuri berdasarkan alur proses dan status tindak lanjutnya.

Keunggulan utama dari sistem usulan terletak pada modul disposisi digital. Modul ini dirancang agar proses pendistribusian instruksi pimpinan dapat terdokumentasi secara otomatis dalam basis data. Dengan demikian, setiap disposisi memiliki rekam jejak yang lebih jelas, mulai dari surat yang didisposisikan, pengirim, penerima, tanggal, status, hingga proses tindak lanjut yang dilakukan.

Dalam proses perancangannya, mahasiswa menggunakan pendekatan ADBO dengan pemodelan Unified Modeling Language atau UML. Pemodelan tersebut mencakup use case diagram untuk menggambarkan kebutuhan fungsional setiap aktor, activity diagram untuk memetakan alur pengarsipan dan disposisi, sequence diagram untuk menjelaskan interaksi antarkomponen sistem, serta class diagram untuk menunjukkan struktur data dan hubungan antarkelas.

Rancangan antarmuka sistem dibuat dengan tampilan yang bersih dan modern menggunakan kombinasi warna biru dan putih. Halaman arsip surat menyediakan tab surat masuk dan surat keluar, fitur pencarian, filter berdasarkan lokasi dan tahun arsip, serta tombol aksi untuk melihat detail, mengedit, dan menghapus data. Sementara itu, halaman disposisi menampilkan informasi surat, alur disposisi, tanggal, status, dan fitur pembuatan disposisi baru sehingga proses administrasi dapat dipantau dengan lebih tertib.

Tampilan Halaman Arsip Surat Masuk

Bagi STIKES Baktara Gorontalo, rancangan ini diharapkan dapat menjadi acuan teknis apabila sistem dikembangkan lebih lanjut hingga tahap implementasi. Digitalisasi pengarsipan dan disposisi berpotensi membantu organisasi mengurangi ketergantungan pada dokumen fisik, mempercepat distribusi informasi, meminimalkan kehilangan rekam jejak surat, serta meningkatkan transparansi proses administrasi.

Kegiatan ini juga memberikan pengalaman langsung kepada mahasiswa dalam memahami kebutuhan tata kelola administrasi pada institusi pendidikan. Mereka tidak hanya menerapkan kemampuan teknis dalam pemodelan sistem dan desain antarmuka, tetapi juga belajar menganalisis proses kerja, mengidentifikasi kelemahan sistem berjalan, serta merancang solusi berdasarkan kebutuhan pengguna.

Melalui rancangan sistem pengarsipan dan disposisi surat ini, mahasiswa Sistem Informasi UNG menunjukkan bahwa pembelajaran di ruang kelas dapat diarahkan untuk menjawab kebutuhan nyata organisasi. Hasil pemodelan yang disusun diharapkan dapat menjadi fondasi bagi pengembangan sistem administrasi yang lebih adaptif, terdokumentasi, dan efisien di STIKES Baktara Gorontalo.