Gorontalo – Proses penerimaan anggota baru merupakan pintu awal yang mempertemukan organisasi dengan calon kadernya. Ketika informasi pendaftaran, pengumpulan berkas, dan pencatatan data masih dilakukan melalui beberapa media yang terpisah, pengurus membutuhkan waktu lebih banyak untuk memastikan setiap tahapan berjalan dengan tertib. Kondisi tersebut menjadi perhatian mahasiswa Program Studi Sistem Informasi, Jurusan Informatika, Fakultas Teknik Universitas Negeri Gorontalo dalam kegiatan penelitian di KMI BALUT Provinsi Gorontalo.

Penelitian ini berfokus pada analisis dan perancangan sistem informasi pendaftaran anggota kader baru. Melalui kegiatan tersebut, mahasiswa mempelajari proses administrasi yang sedang berjalan sekaligus menyusun rancangan solusi berbasis teknologi informasi untuk membantu organisasi mengelola data calon anggota secara lebih efektif dan terstruktur.

Mahasiswa mengawali kegiatan dengan melakukan observasi dan wawancara bersama pengurus KMI BALUT Provinsi Gorontalo. Proses ini digunakan untuk memahami alur penyampaian informasi rekrutmen, pengisian formulir, pengumpulan dokumen, pemeriksaan data, hingga penyimpanan arsip pendaftar.

Keterlibatan pengurus dalam proses pengumpulan data menjadi bagian penting agar rancangan sistem tidak hanya dibuat berdasarkan asumsi teknis. Mahasiswa perlu mengetahui kebutuhan pengguna secara langsung, termasuk jenis data yang harus dikumpulkan, dokumen yang perlu dilampirkan, pihak yang bertanggung jawab melakukan verifikasi, serta informasi apa saja yang perlu diterima oleh calon kader.

Hasil kajian menunjukkan bahwa proses pendaftaran masih dilakukan secara manual. Data calon anggota harus dicatat dan dihimpun dari beberapa sumber sehingga pengelolaannya membutuhkan waktu cukup lama. Cara kerja tersebut juga berpotensi menimbulkan kesalahan pencatatan, data ganda, berkas yang tidak lengkap, maupun kesulitan ketika pengurus perlu mencari kembali informasi pendaftar.

Selain itu, informasi mengenai tahapan rekrutmen belum tersedia dalam satu sistem terpusat. Calon anggota perlu memperoleh informasi melalui media yang berbeda, sedangkan pengurus harus memastikan bahwa setiap pembaruan mengenai persyaratan, jadwal, dan tahapan seleksi telah tersampaikan kepada seluruh pendaftar.

Berdasarkan temuan tersebut, tim mahasiswa menyusun rancangan sistem informasi pendaftaran anggota kader baru berbasis web. Sistem ini memungkinkan calon anggota mengakses informasi rekrutmen, mengisi data diri, serta mengunggah dokumen persyaratan secara daring tanpa harus menyerahkan seluruh berkas secara terpisah.

Data yang telah dikirim akan tersimpan dalam satu sistem dan dapat dikelola oleh pengurus melalui halaman administrasi. Pengelolaan terpusat tersebut diharapkan memudahkan pengurus memeriksa jumlah pendaftar, melihat kelengkapan data, mencari informasi calon anggota, serta menyusun dokumentasi rekrutmen secara lebih rapi.

Rancangan sistem juga menyediakan fitur verifikasi berkas. Melalui fitur ini, pengurus dapat memeriksa dokumen yang diunggah, memberikan status terhadap kelengkapan persyaratan, dan mencatat hasil verifikasi. Calon kader kemudian dapat memperoleh informasi mengenai perkembangan pendaftarannya tanpa harus melakukan konfirmasi berulang kepada pengurus.

Selain mendukung administrasi pendaftaran, sistem dirancang sebagai media penyampaian informasi rekrutmen. Persyaratan, jadwal kegiatan, tahapan penerimaan, dan pengumuman dapat ditempatkan dalam satu platform sehingga calon anggota memperoleh informasi yang lebih konsisten dan mudah diakses.

Dalam proses perancangannya, mahasiswa menggunakan pendekatan Analisis dan Desain Berorientasi Objek dengan pemodelan Unified Modeling Language atau UML. Pendekatan ini digunakan untuk menerjemahkan kebutuhan pengguna ke dalam rancangan sistem yang terdokumentasi dan dapat dipahami sebelum memasuki tahap pengembangan aplikasi.

Hasil penelitian meliputi analisis sistem berjalan, identifikasi kebutuhan pengguna, rancangan sistem usulan, model UML, dan desain antarmuka pengguna. Dokumen tersebut dapat menjadi acuan apabila KMI BALUT Provinsi Gorontalo melanjutkan rancangan ke tahap implementasi dan pengodean.

Melalui pemodelan sistem, mahasiswa menggambarkan peran calon anggota sebagai pendaftar dan pengurus sebagai pengelola administrasi. Setiap proses, mulai dari pengisian formulir, pengunggahan dokumen, verifikasi berkas, hingga penyampaian informasi hasil pendaftaran, disusun dalam alur yang saling terhubung.

Desain Pendaftaran Anggota Baru Kader KMI Balut berbasis Web

Antarmuka pengguna juga dirancang agar sederhana dan mudah digunakan. Pertimbangan tersebut penting agar calon kader dapat menyelesaikan proses pendaftaran tanpa menghadapi tahapan yang rumit, sementara pengurus dapat mengelola data melalui menu yang sesuai dengan kebutuhan kerja organisasi.

Bagi mahasiswa, penelitian ini memberikan pengalaman untuk memahami karakteristik digitalisasi pada organisasi kemasyarakatan dan kepemudaan. Mereka tidak hanya mempelajari bagaimana sebuah sistem dirancang, tetapi juga bagaimana struktur organisasi, pola komunikasi, dan pembagian tanggung jawab memengaruhi kebutuhan teknologi yang akan diterapkan.

Kegiatan tersebut memperkuat kemampuan teknis mahasiswa dalam menganalisis proses bisnis, menyusun kebutuhan sistem, membuat pemodelan UML, dan merancang antarmuka. Pada saat yang sama, proses observasi dan wawancara turut mengasah kemampuan berkomunikasi, bekerja dalam tim, menyampaikan pertanyaan, mendengarkan kebutuhan mitra, serta merumuskan solusi secara bersama-sama.

Pengalaman ini menunjukkan bahwa mahasiswa Sistem Informasi tidak hanya dipersiapkan untuk memahami teknologi, tetapi juga untuk menjembatani kebutuhan organisasi dengan solusi digital yang relevan. Sistem yang dirancang harus mampu menjawab persoalan pengguna sekaligus tetap realistis untuk dikembangkan dan dijalankan.

Hasil penelitian diharapkan dapat menjadi salah satu referensi bagi KMI BALUT Provinsi Gorontalo dalam mengembangkan proses penerimaan kader yang lebih modern. Apabila diimplementasikan, sistem tersebut dapat membantu mempercepat administrasi pendaftaran, meningkatkan ketertiban data, mempermudah verifikasi berkas, dan memperluas akses informasi bagi calon anggota.

Melalui kegiatan akademik ini, mahasiswa Program Studi Sistem Informasi UNG turut menghadirkan gagasan transformasi digital yang dapat diterapkan pada organisasi kepemudaan. Kontribusi tersebut memperlihatkan bahwa pembelajaran di perguruan tinggi dapat berjalan beriringan dengan kebutuhan organisasi dalam meningkatkan kualitas pelayanan dan pengelolaan data secara berkelanjutan.