Informasi

Gorontalo – Riwayat nilai siswa yang tersimpan dalam banyak file dan terpisah antarse­mester sering kali menyulitkan guru ketika harus melakukan pencarian maupun rekapitulasi data akademik. Persoalan tersebut menjadi titik awal bagi mahasiswa Program Studi Sistem Informasi, Jurusan Informatika, Fakultas Teknik Universitas Negeri Gorontalo dalam mengembangkan sistem e-Raport terintegrasi untuk SMK Almamater Gorontalo.

Pengembangan sistem ini diarahkan untuk mendukung digitalisasi layanan akademik sekolah, khususnya dalam pengelolaan nilai siswa. Melalui sistem berbasis web, data nilai dari semester awal hingga semester akhir dapat disimpan dalam satu basis data sehingga lebih mudah diakses, dicari, dan diolah kembali ketika dibutuhkan.

Sebelum mengembangkan sistem, mahasiswa melakukan observasi dan wawancara untuk memahami proses pengelolaan nilai yang berjalan di sekolah. Tahapan tersebut membantu mahasiswa memperoleh gambaran mengenai cara guru menginput nilai, menyimpan arsip setiap semester, menelusuri riwayat akademik siswa, serta menyusun rekapitulasi nilai akhir.

Hasil pengamatan menunjukkan bahwa data nilai sebelumnya masih dikelola secara manual dan tersebar dalam sejumlah file. Sistem yang digunakan belum mampu mempertahankan data nilai secara terintegrasi ketika memasuki semester baru. Akibatnya, nilai dari semester sebelumnya harus disimpan kembali menggunakan Microsoft Excel sebagai arsip terpisah.

Kondisi tersebut membuat guru harus membuka file dari setiap semester secara bergantian ketika ingin melihat perkembangan akademik siswa. Proses serupa juga dilakukan saat guru membutuhkan rekap nilai akhir. Selain memerlukan waktu lebih lama, pengelolaan melalui banyak file dapat menimbulkan risiko kesalahan pengolahan, duplikasi data, ketidaksesuaian format, maupun kesulitan menemukan dokumen yang dibutuhkan.

Berdasarkan permasalahan tersebut, mahasiswa mengembangkan sistem e-Raport yang mampu menyimpan seluruh riwayat nilai dalam satu basis data terintegrasi. Setiap nilai yang dimasukkan pada suatu semester tetap tersimpan dan dapat diakses kembali pada semester berikutnya. Dengan demikian, guru tidak perlu bergantung pada file arsip yang terpisah untuk menelusuri data akademik siswa.

Desain e-Rapor SMK Almamater Telaga

Integrasi data juga memungkinkan proses rekapitulasi nilai akhir dilakukan secara otomatis oleh sistem. Data dari setiap semester dapat dihimpun dan diolah tanpa harus disalin kembali secara manual. Fitur tersebut diharapkan dapat mengurangi beban administratif guru sekaligus meningkatkan ketepatan dalam pengelolaan informasi akademik.

Sistem ini turut dirancang untuk mempermudah proses penginputan dan pencarian nilai. Guru dapat memilih siswa, mata pelajaran, kelas, dan semester melalui menu yang tersedia, kemudian memasukkan nilai sesuai kebutuhan. Ketika data lama diperlukan, pengguna dapat melakukan pencarian melalui sistem tanpa harus membuka banyak dokumen.

Selain kemudahan akses, aspek keamanan data menjadi perhatian dalam proses pengembangan. Penyimpanan melalui basis data yang terkelola dapat membantu mengurangi risiko kehilangan informasi akibat kerusakan perangkat, kesalahan penyimpanan, atau terhapusnya file secara tidak sengaja. Pengelolaan hak akses juga dapat diterapkan agar data akademik hanya dapat dibuka dan diubah oleh pengguna yang memiliki kewenangan.

Dari sisi teknis, e-Raport dikembangkan sebagai aplikasi berbasis web menggunakan PHP, Laravel, dan MySQL. Pemilihan teknologi tersebut disesuaikan dengan kebutuhan sekolah serta mempertimbangkan ketersediaan komputer dan jaringan internet di lingkungan SMK Almamater Gorontalo.

Laravel digunakan untuk membantu pengembangan aplikasi dengan struktur yang lebih terorganisasi, sedangkan MySQL berfungsi sebagai sistem pengelolaan basis data yang menyimpan informasi siswa, mata pelajaran, semester, dan nilai. Kombinasi teknologi tersebut memungkinkan data dikelola secara terpusat dan mendukung pengembangan fungsi sistem pada tahap berikutnya.

Antarmuka e-Raport dirancang sederhana agar mudah digunakan oleh guru dan tenaga administrasi sekolah. Penyusunan menu dan alur kerja menyesuaikan aktivitas pengguna sehingga proses adaptasi terhadap sistem baru tidak memerlukan pelatihan teknis yang kompleks.

Pengembangan juga mempertimbangkan kelayakan dari aspek teknis, operasional, ekonomi, dan hukum. Dari sisi teknis, sistem disesuaikan dengan infrastruktur yang tersedia. Dari sisi operasional, fungsi yang dikembangkan mengikuti kebutuhan pengelolaan nilai di sekolah. Pertimbangan ekonomi diarahkan pada pemanfaatan teknologi yang dapat digunakan secara efisien, sedangkan aspek hukum berkaitan dengan perlindungan dan pengelolaan data akademik secara bertanggung jawab.

Bagi mahasiswa, kegiatan ini bukan hanya menjadi kesempatan untuk mempraktikkan pemrograman web. Mereka harus memahami proses akademik sekolah, menerjemahkan kebutuhan guru menjadi fungsi aplikasi, merancang struktur basis data, menguji alur sistem, serta memastikan setiap fitur dapat digunakan sesuai tujuan.

Interaksi dengan pihak sekolah juga mengasah kemampuan mahasiswa dalam melakukan wawancara, menyampaikan gagasan, menerima masukan, bekerja secara kolaboratif, dan menyesuaikan solusi dengan kondisi pengguna. Kemampuan tersebut menjadi bagian penting dalam bidang Sistem Informasi karena pengembangan aplikasi membutuhkan keseimbangan antara kecakapan teknis dan pemahaman terhadap kebutuhan organisasi.

Melalui kegiatan berbasis persoalan nyata ini, mahasiswa memperoleh pengalaman untuk membangun sistem yang tidak hanya dapat dijalankan, tetapi juga memberi manfaat bagi pengguna. Pengembangan e-Raport menunjukkan bagaimana kemampuan analisis, perancangan basis data, dan pemrograman dapat diterapkan untuk menyederhanakan pekerjaan administratif di lingkungan pendidikan.

Kehadiran sistem ini diharapkan dapat mempercepat pengolahan nilai, memudahkan penelusuran riwayat akademik siswa, mengurangi kesalahan pencatatan, serta mendukung administrasi sekolah yang lebih tertib dan terintegrasi. Bagi SMK Almamater Gorontalo, e-Raport dapat menjadi salah satu langkah menuju layanan akademik yang lebih modern, efisien, dan aman.

Kontribusi mahasiswa tersebut sekaligus mencerminkan proses pembelajaran di Program Studi Sistem Informasi UNG yang mendorong mahasiswa untuk terlibat langsung dalam penyelesaian persoalan organisasi. Melalui pengembangan solusi digital yang relevan, kompetensi mahasiswa bertumbuh seiring dengan manfaat yang dapat dirasakan oleh mitra.