Informasi

Gorontalo – Pengembangan sistem informasi yang tepat tidak selalu dimulai dari proses pemrograman. Sebelum sebuah aplikasi dibangun, pengembang perlu memahami bagaimana pekerjaan dilakukan, siapa yang akan menggunakan sistem, serta persoalan apa yang benar-benar dihadapi pengguna. Tahapan inilah yang dilakukan mahasiswa Program Studi Sistem Informasi, Jurusan Informatika, Fakultas Teknik Universitas Negeri Gorontalo saat mengunjungi Badan Pusat Statistik Kabupaten Bone Bolango.

Mulai dari 27 April 2026, mahasiswa melaksanakan wawancara langsung dengan pegawai yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan buku tamu di kantor tersebut. Kegiatan ini menjadi bagian dari proses penelitian lapangan untuk mempelajari sistem pencatatan kunjungan yang sedang berjalan sekaligus menggali kebutuhan pengembangan buku tamu digital yang lebih efisien, terstruktur, dan aman.

Sebelum wawancara dilaksanakan, mahasiswa terlebih dahulu menyusun daftar pertanyaan berdasarkan aspek-aspek yang diperlukan dalam analisis sistem. Pertanyaan tersebut digunakan untuk memperoleh informasi mengenai alur kedatangan tamu, prosedur pencatatan identitas, proses pelayanan selama kunjungan, hingga pencatatan waktu tamu meninggalkan kantor.

Mahasiswa juga menggali jenis data yang selama ini dicatat, seperti nama pengunjung, instansi asal, tujuan kunjungan, waktu masuk, dan waktu keluar. Informasi mengenai jumlah kunjungan dalam satu hari turut ditanyakan untuk mengetahui beban pencatatan yang harus ditangani, terutama ketika beberapa tamu datang dalam waktu yang hampir bersamaan.

Selain memahami prosedur kerja, sesi wawancara diarahkan untuk mengidentifikasi kendala teknis dan nonteknis dalam penggunaan buku tamu manual. Aspek keamanan serta kerahasiaan data pengunjung juga menjadi perhatian karena informasi tamu perlu dikelola secara bertanggung jawab dan hanya dapat diakses oleh pihak yang berkepentingan.

Hasil wawancara menunjukkan bahwa proses pengisian buku tamu masih membutuhkan waktu cukup lama karena setiap pengunjung harus menuliskan beberapa data diri secara manual. Ketika lebih dari satu tamu datang pada waktu yang sama, proses pencatatan dapat menimbulkan antrean dan memperlambat pelayanan awal di kantor.

Pencatatan manual juga cukup rentan terhadap kesalahan penulisan, data yang tidak lengkap, maupun informasi yang sulit dibaca. Selain itu, data kunjungan belum tersusun dalam basis data yang terorganisasi sehingga proses pencarian riwayat kunjungan, penyusunan rekapitulasi, dan pembuatan laporan membutuhkan pemeriksaan kembali terhadap catatan yang tersedia.

Berdasarkan temuan tersebut, mahasiswa merumuskan rekomendasi awal berupa pengembangan sistem buku tamu digital. Sistem ini dirancang untuk menyediakan registrasi mandiri bagi pengunjung, mencatat waktu kedatangan dan kepulangan, serta menyimpan data kunjungan ke dalam basis data yang lebih terstruktur.

Salah satu teknologi yang direkomendasikan adalah Optical Character Recognition atau OCR. Teknologi ini dapat dimanfaatkan untuk membantu membaca informasi dari dokumen identitas sehingga beberapa data pengunjung dapat dimasukkan ke dalam sistem secara lebih cepat. Penerapannya diharapkan dapat mengurangi pengisian data secara berulang sekaligus meminimalkan kesalahan input.

Sistem usulan juga mencakup manajemen data kunjungan yang memudahkan pegawai melakukan pencarian dan penyusunan laporan. Data dapat dikelompokkan berdasarkan waktu kunjungan, asal instansi, maupun keperluan tamu sehingga informasi yang dibutuhkan dapat diperoleh tanpa harus memeriksa buku catatan satu per satu.

Untuk menjaga keamanan informasi, mahasiswa merekomendasikan penerapan kontrol akses berbasis peran. Melalui mekanisme ini, hak akses terhadap data disesuaikan dengan tanggung jawab masing-masing pengguna. Pegawai tertentu dapat mengelola atau melihat laporan kunjungan, sedangkan pengguna lain hanya memperoleh akses terhadap fungsi yang dibutuhkan.

Desain antarmuka baru buku tamu BPS

Rancangan antarmuka juga diarahkan agar sederhana dan ramah pengguna. Pertimbangan tersebut penting agar sistem dapat digunakan oleh tamu maupun pegawai tanpa memerlukan proses pelatihan teknis yang rumit. Dengan tampilan dan alur yang mudah dipahami, proses registrasi diharapkan berlangsung lebih cepat tanpa mengurangi kelengkapan informasi yang perlu dicatat.

Kegiatan wawancara ini melatih mahasiswa untuk tidak terburu-buru menentukan solusi sebelum memahami kondisi pengguna. Mereka belajar menyusun instrumen wawancara, mengajukan pertanyaan secara terarah, mendengarkan penjelasan narasumber, mendokumentasikan kebutuhan, dan menerjemahkan hasil temuan menjadi rekomendasi sistem.

Selain memperkuat kemampuan analisis kebutuhan dan perancangan sistem, interaksi langsung dengan pegawai BPS Kabupaten Bone Bolango turut mengasah kemampuan komunikasi, kerja sama tim, ketelitian, serta etika mahasiswa dalam memperoleh dan mengelola informasi. Kompetensi tersebut menjadi bagian penting dalam bidang Sistem Informasi karena keberhasilan sebuah teknologi sangat dipengaruhi oleh kemampuan pengembang memahami lingkungan organisasi dan kebutuhan penggunanya.

Mahasiswa berharap hasil analisis tersebut dapat menjadi dasar bagi pengembangan sistem buku tamu yang lebih efektif di BPS Kabupaten Bone Bolango. Apabila diterapkan, sistem ini diharapkan mampu mempercepat registrasi pengunjung, mempermudah pengelolaan data, mendukung penyusunan laporan kunjungan, serta meningkatkan keamanan informasi tamu.

Kegiatan ini sekaligus menunjukkan bahwa proses pembelajaran di Program Studi Sistem Informasi tidak hanya berorientasi pada kemampuan teknis dalam membangun aplikasi. Mahasiswa juga dilatih untuk hadir di tengah organisasi, mengenali persoalan secara langsung, dan menyusun solusi digital yang relevan dengan kebutuhan pelayanan administrasi.